Co wchodzi w zakres obsługi kadrowej w firmie?

Każda firma jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji działań gospodarczych. Dodatkowo, jeśli zatrudnia pracowników, musi również zadbać o prowadzenie dokumentacji kadrowej, sporządzanie deklaracji, listy płac i innych. Obsługą kadrową zazwyczaj zajmują się biura księgowe, które przejmują na siebie wszystkie obowiązki związane ze sprawami pracowniczymi. Przyjrzymy się bliżej, co wchodzi w zakres obsługi kadrowej w firmie.

Zakres czynności związanych z obsługą kadrową

To, co wchodzi w zakres obsługi kadrowej w firmie, jest zależne w głównej mierze od specyfiki danego przedsiębiorstwa i jej indywidualnych potrzeb. Najogólniej, obsługa kadrowa obejmuje wszystkie czynności związane z dopełnienie formalności związanych z zatrudnianiem pracowników. Ze względu na szeroki zakres obowiązków, pracodawcy najczęściej decydują się na outsourcing usług i korzystają z pomocy wyspecjalizowanych biur rachunkowych, np. Biura Doradztwa Podatkowego Lidii Sarneckiej z Torunia.

I choć poszczególne zadania mogą różnić się w zależności od firmy, najczęściej dotyczą przygotowywania, rozwiązywania i archiwizowania umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych, prowadzenie akt personalnych, wystawianie świadectw pracy oraz nadzór nad aktualnością badań lekarskich i szkoleń BHP pracowników. Pracownicy mogą zgłosić się do kadr, kiedy potrzebują złożyć wniosek urlopowy, uzyskać zaświadczenie o zarobkach lub kiedy muszą poinformować o zwolnieniu lekarskim. Tam dostarczają wszelkie dokumenty niezbędne do zatrudnienia: poprzednie świadectwa pracy, dyplomy ukończenia szkół, orzeczenia lekarskie i inne.

Nie tylko kadry: obsługa płacowa i inne obowiązki działu kadr i płac

Zakres obowiązków związanych z obsługą kadrową obejmuje również prowadzenie ewidencji czasu pracy na podstawie list obecności, ewidencję urlopów, zwolnień chorobowych i delegacji, sporządzanie listy płac oraz sporządzanie i wysyłanie do ZUS deklaracji rozliczeniowych, druków RMUA i PIT-11. Kadry odpowiadają także za terminową wypłatę wynagrodzeń – a więc za wszystkie czynności związane z obsługą finansową pracowników.

Inne działania realizowane w ramach obsługi kadrowo-płacowej, to m.in. doradztwo w zakresie optymalizacji rozwiązań związanych z zatrudnianiem pracowników oraz zarządzania zasobami ludzkimi, przygotowywanie sprawozdań rocznych, realizacja procesu rekrutacji, niekiedy organizacja szkoleń lub tworzenie systemów motywacyjnych. Wszystko w zależności od potrzeb danej firmy – zawsze jednak poprawnie, rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.