Czym różni się KPiR od ksiąg handlowych?

Każdy przedsiębiorca prowadzący własną działalność gospodarczą musi wybrać odpowiednią formę ewidencji. W Polsce najczęściej spotykanymi systemami są Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR) oraz księgi handlowe. Wybór pomiędzy tymi dwiema opcjami będzie miał wpływ na sposób prowadzenia dokumentacji finansowej oraz wyliczanie podatków. 

Podstawowe różnice pomiędzy KPiR a księgami handlowymi

Przede wszystkim warto zauważyć, że KPiR jest prostszą formą ewidencji, skierowaną głównie do mniejszych podmiotów gospodarczych - osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność lub małych spółek. KPiR pozwala na bieżące i uproszczone ewidencjonowanie przychodów oraz kosztów związanych z prowadzeniem firmy. 

Księgi handlowe mają z kolei na celu kompleksowe zestawienie majątku i źródeł jego finansowania, a także obrotów gospodarczych przedsiębiorstwa. W księgach handlowych zapisywane są wszystkie zdarzenia majątkowe i finansowe firmy, które wpływają na wartość jej aktywów i pasywów. 

Ewidencja przychodów i kosztów w KPiR oraz księgach handlowych

W KPiR ewidencjonowane są wyłącznie przychody oraz koszty bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności. Przychody zapisywane są w momencie otrzymania płatności, a koszty - w momencie ich poniesienia. W ten sposób przedsiębiorca może na bieżąco kontrolować swoje finanse, co pozwala na łatwiejsze zarządzanie prowadzoną firmą.

W księgach handlowych ewidencja przychodów i kosztów jest bardziej szczegółowa i wymaga klasyfikowania każdej transakcji według odpowiednich kont księgowych. Wprowadzenie nowego zapisu do ksiąg handlowych będzie wymagało analizy zdarzenia pod kątem jego wpływu na całość majątku firmy, co z kolei sprawia, że prowadzenie ewidencji jest bardziej czasochłonne i skomplikowane.

Obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych

Warto zauważyć, że prowadzenie ksiąg handlowych jest obowiązkowe dla niektórych przedsiębiorców. Dotyczy to przede wszystkim podmiotów mających osobowość prawną (spółki kapitałowe) oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, ale które w myśl ustawy o rachunkowości są obowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Takie jednostki nie mają możliwości wyboru KPiR jako formy ewidencji.

Z uwagi na te różnice, wybór odpowiedniej formy ewidencji jest istotny dla każdego przedsiębiorcy. KPiR może być atrakcyjnym rozwiązaniem dla mniejszych firm, które chcą prowadzić prostą i przejrzystą ewidencję, natomiast księgi handlowe są dedykowane większym podmiotom gospodarczym. Biuro rachunkowe Lublin – Danuta Wojtaszko oferuje kompleksowe usługi księgowe z zakresu prowadzenia KPiR oraz ksiąg handlowych.