Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Dokumentacja pracownicza to obszar, który każdy pracodawca musi znać i umieć prawidłowo zarządzać. W dobie rosnących wymagań związanych z ochroną danych osobowych oraz licznych przepisów prawnych, prowadzenie dokumentacji pracowniczej stanowi nie lada wyzwanie. W tym artykule przybliżymy, na co zwrócić uwagę, jakie są obowiązki pracodawcy oraz jak uniknąć błędów w prowadzeniu dokumentacji swoich pracowników.

Podstawowe informacje o dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów zawierających informacje na temat zatrudnienia i pracy danego pracownika w firmie. Prawidłowe prowadzenie takiej dokumentacji pozwala na spełnienie wielu obowiązków wynikających z prawa pracy, takich jak udzielanie urlopów, wystawianie świadectw pracy czy kierowanie na badania okresowe. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkowe dla każdego pracodawcy, niezależnie od skali działalności czy liczby zatrudnionych osób. Podstawą prawną tego obowiązku jest Kodeks pracy oraz RODO.

Elementy składowe dokumentacji pracowniczej

Do odpowiedniego prowadzenia dokumentacji pracowniczej należy przygotowanie i przechowywanie różnych dokumentów, takich jak między innymi umowy o pracę, oświadczenia pracownika, karty czasu pracy czy protokół wyników badań lekarskich. Ważne jest również posiadanie aktualnych danych kontaktowych pracowników, a także zgromadzenie dokumentów związanych z kwalifikacjami zawodowymi oraz przebiegiem zatrudnienia.

Jak przechowywać dokumentację pracowniczą?

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób poufny oraz zabezpieczony przed uszkodzeniami i nieuprawnionym dostępem. Można to osiągnąć poprzez przechowywanie dokumentów w specjalnych szafach z zamknięciem czy wykorzystanie odpowiednich technologii informatycznych. Od 2019 roku pracodawcy mają możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Taka forma prowadzenia dokumentacji musi spełniać wymagania określone w przepisach RODO oraz być zabezpieczona przed manipulacją i nieautoryzowanym dostępem.

Jak uniknąć błędów w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?

Aby uniknąć problemów związanych z niewłaściwym prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, warto powierzyć to zadanie profesjonalistom np. z biura rachunkowego w Jarosławiu. Poza tym warto pamiętać o systematycznej aktualizacji dokumentacji oraz ograniczeniu dostępu do niej osobom postronnym.