Listy płac. Jak rozliczać wynagrodzenie pracowników?

Jednym z obowiązków każdego przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników jest naliczanie oraz wypłata wynagrodzenia wynikającego ze stosunku pracy. W tym celu tworzone są listy płac, o których więcej dowiesz się z poniższego artykułu. Omawiamy w nim, czym jest lista płac oraz w jaki sposób powinna być sporządzona w 2023 roku.

Czym jest lista płac i co jest w niej zawarte?

Lista płac to jeden z podstawowych dokumentów związanych z wynagrodzeniami pracowników w firmie. W związku z tym zawiera ona informacje na temat wynagrodzeń wszystkich pracowników, a także związane z nimi dane takie jak:

• imiona i nazwiska, 

• zajmowane przez nich stanowisko, 

• wysokość wynagrodzenia, wraz z wyszczególnieniem jego składników,

• daty wypłat wynagrodzenia, zgodnie z którą rozliczane są zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS,

• inne informacje dotyczące wynagrodzeń. 

Miesięczne listy płac są wykorzystywana do celów podatkowych i księgowych. Stanowią ona również dowód wypłaty wynagrodzenia dla pracowników. 

Jak w 5 krokach powinna być prawidłowo sporządzona lista płac pracowników?

Sporządzanie miesięcznych list płac wymaga stosowania się do indywidualnych ustaleń między pracownikiem i pracodawcą dotyczących wynagrodzenia za pracę, a także aktualnie obowiązujących przepisów podatkowych. Dlatego też najczęściej zadaniem tym zajmują się firmy zewnętrzne świadczące profesjonalne usługi obsługi kadrowo-płacowe, takie jak biuro rachunkowe Gold Fiskus z Warszawy lub wyodrębnione działy w przedsiębiorstwach. Samo sporządzenie listy płac dla danego pracownika składa się natomiast z następujących czynności:

• wyliczenia należnych składek ZUS od świadczeń pieniężnych, które podlegają „ozusowaniu” z podziałem na składki finansowane przez pracownika oraz pracodawcę, 

• odjęcia od przychodu pracownika finansowanych przez niego składek na ubezpieczenie rentowe (1,5% podstawy), chorobowe (2,45% podstawy), emerytalne (9,76% podstawy) i zdrowotne (9% podstawy),

• pomniejszenia przychodu pracownika o kwotę kosztów uzyskania przychodów, o ile pracownik nie zrezygnował z ich stosowania, 

• ustalenia kwoty zaliczki na podatek dochodowy od podstawy opodatkowania, która powinna być zaokrąglona do pełnych złotych,

• odjęcia od kwoty brutto wynagrodzenia pracownika składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy.